9. DA PREVENÇÃO A LAVAGEM DE DINHEIRO E FINANCIAMENTO AO TERRORISMO

Consolida os princípios, diretrizes e valores da OABPrev-SP sobre a Prevenção e Combate à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do Terrorismo – PLD/FT, além de orientações sobre os procedimentos e controles internos voltados a evitar ou coibir crimes dessa natureza, de acordo com a legislação e regulamentação vigentes e as melhores práticas de mercado.

9.1. DEFINIÇÕES E CONCEITOS UTILIZADOS

A lavagem de dinheiro consiste em um conjunto de operações comerciais ou financeiras que têm como objetivo a incorporação na economia de bens, direitos ou valores originados de qualquer infração penal, proveniente de ilícitos. É por meio da “lavagem” que o “dinheiro sujo” (com origem em atividades ilícitas) é transformado em “dinheiro limpo” (com aparência lícita).

É reconhecido como crime de lavagem de dinheiro:

• Ocultar ou dissimular a natureza, origem, localização, disposição, movimentação ou propriedade de bens, direitos ou valores provenientes, direta ou indiretamente, de infração penal.
• Ocultar ou dissimular a utilização de bens, direitos ou valores provenientes de infração penal: os converte em ativos lícitos; os adquire, recebe, troca, negocia, dá ou recebe em garantia, guarda, ter em depósito, movimenta ou transfere; e importa ou exporta bens com valores não correspondentes aos verdadeiros.

Para disfarçar os lucros ilícitos sem comprometer os envolvidos, a lavagem de dinheiro ocorre por meio de um processo dinâmico que tem os seguintes objetivos, que podem acontecer sem que sejam simultâneos:

• Primeiro (colocação), o distanciamento dos fundos de sua origem, evitando uma associação direta deles com o crime;
• Segundo (ocultação), o disfarce de suas várias movimentações para dificultar o rastreamento desses recursos; e
• Terceiro (integração), a disponibilização do dinheiro novamente para os criminosos depois de ter sido suficientemente movimentado no ciclo de lavagem e poder ser considerado “limpo”.

O financiamento do terrorismo tem como objetivo fornecer fundos para atividades terroristas. Esse subsídio pode acontecer de diversas formas, entre elas fontes lícitas: doações pessoais, pagamentos indevidos, recursos para organizações sem fins lucrativos, que podem ser provenientes de ações como o tráfico de drogas, o contrabando de armas, bens e serviços tomados indevidamente à base da força, fraude, sequestro, extorsão, entre outros.

São integrantes do processo de prevenção a lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo:

Clientes: os instituidores, os participantes, os assistidos e os beneficiários dos planos de benefícios previdenciários.

Pessoa Exposta Politicamente: o cliente, diretamente ou através de seus familiares e outras pessoas de seu relacionamento, que, nos últimos cinco anos, tenha desempenhado cargo, emprego ou função pública relevante, assim como funções relevantes em organizações internacionais, objeto de especial atenção. São considerados familiares, para esse fim, os parentes, na linha reta, até o segundo grau, o cônjuge, o companheiro, a companheira, o enteado e a enteada.

Colaboradores: pessoas naturais que, na qualidade de Conselheiros, Diretores ou demais integrantes de seu quadro funcional, atuem na Entidade.

Terceiros: pessoais naturais ou jurídicas que atuem como parceiros e prestadores de serviços Terceirizados e Fornecedores de bens e serviços, que estabeleçam qualquer tipo de relação jurídica com a Entidade.

Partes relacionadas: quaisquer outros envolvidos, direta ou indiretamente, nas atividades das pessoas relacionadas (ex.: operações com ativos, intermediários financeiros, Colaboradores, prestadores de serviços, auditores independentes, consultores, administradores de recursos, gestores e custodiantes).

Procedimentos e controles de PLD/FT: conjunto de parâmetros, processos e procedimentos que possam prever e inibir uma possível utilização da OABPrev-SP como instrumento de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo, aqueles que se destinam à identificação análise e avaliação interna de risco e efetividade do controles e, ainda mais especificamente, aqueles relacionados com o tratamento das informações do Cliente (KYC), dos Colaboradores (KYE), dos Parceiros (KYP) e de Fornecedores e Terceiros (KYS).

Due Diligence: termo em inglês que designa um procedimento de análise por meio do qual se verifica a veracidade das informações obtidas numa fase preliminar de relacionamento ou negociação.

Controles Internos: conjunto diferenciado e necessariamente mais abrangente de Política, procedimentos e processos, desenvolvidos para manter os riscos nos níveis desejados de exposição e de acordo com os resultados da identificação, avaliação e diagnóstico dos riscos que a Entidade usa para mensurar seu nível de exposição.

9.2. NORMAS

No Brasil, a aprovação da lei nº 9.613, representou um marco para o controle e prevenção das atividades ilícitas, no combate à lavagem de dinheiro, que torna o ilícito atrativo, considerando sua capacidade de transformar o resultado de ilícitos em valores lícitos e transacionáveis nos diversos mercados. Ela instituiu medidas e procedimentos, definiu obrigações, sanções e criou um órgão fiscalizador. Foi aperfeiçoada, posteriormente, por meio de instrumentos de regulamentação da lei, que definiram as responsabilidades pela prevenção, com as instruções normativas que complementam o tema.

9.3. COMO PREVENIR

• A prevenção ocorre com o estabelecimento de controles e acompanhamentos das atividades, para evitar que a lavagem de dinheiro alcance seus objetivos. De acordo com estudos e normas externas, foram desenvolvidos mecanismos de identificação e avaliação e, também, de controle dos intervenientes no processo para assegurar a observância das disposições legais com o propósito de:
• Melhorar o conhecimento sobre seus Colaboradores, Clientes, Fornecedores e subscritores;
• Implementar normas e procedimentos de atuação, além de sistemas de controle e de comunicação, que impeçam que a empresa seja utilizada na lavagem de dinheiro; e
• Desenvolver as atividades financeiras em conformidade com normas e condutas estabelecidas.

9.4. PROCESSO CONTÍNUO

Uma vez iniciado o relacionamento com seus parceiros de negócio, a prevenção não cessa. Acompanhar a movimentação de valores é a melhor forma de aprofundar o conhecimento sobre seus Terceiros (Fornecedores e Parceiros), Colaboradores e Clientes, para assegurar que todas as transações sejam regulares.

9.5. RESPONSABILIDADES

9.5.1. CONSELHO DELIBERATIVO

É o órgão responsável pela aprovação da Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo – PLD/FT.

É necessário que o Conselho:

1. Conheça e acompanhe os relatórios de avaliação de riscos de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo, bem como a qualidade dos controles existentes; e
2. Estabeleça a periodicidade de acompanhamento, considerando os prazos definidos na legislação, dos reportes da avaliação que tratam especificamente dos riscos de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo.

9.5.2. CONSELHO FISCAL

É o órgão responsável por fiscalizar a conformidade das atividades da Entidade com as regras determinadas na legislação e na Política.

É relevante que o Conselho:

1. Conheça e acompanhe os relatórios de avaliação de riscos relacionados ao risco de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo; e
2. Monitore a implementação dos planos de ação, juntamente com os demais planos da Entidade.

9.5.3. DIRETORIA EXECUTIVA

É o órgão responsável por definir e manter atualizada a Política de PLD/FT, apoiar sua implementação e garantir sua gestão, fazendo os encaminhamentos necessários à sua aprovação.

Cabe à Diretoria:

1. Assegurar a disseminação da Política em todos os âmbitos para o seu cumprimento, como: Clientes, Colaboradores, Dirigentes, Parceiros, Fornecedores etc.;
2. Assegurar a existência de recursos humanos, processos, metodologia e infraestrutura tecnológica adequados para a implementação da Política e procedimentos que garantam o atendimento à legislação referente à PLD/FT;
3. Apoiar a promoção de ações que busquem zelar pela prevenção aos crimes de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo.
4. Analisar e aprovar a avaliação interna de risco de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo, considerando-a ou em conjunto com a avaliação de riscos corporativos;
5. Designar um Diretor responsável pelo cumprimento da Política e das normas de PLD/FT;
6. Comunicar aos Conselhos os resultados da avaliação de riscos.

9.5.4. DIRETORI DESIGNADO

O Diretor presidente é o Diretor designado para:

1. Difundir a cultura de PLD/FT entre Colaboradores, Parceiros, Terceiros e Prestadores de Serviços;
2. Implementar e acompanhar o cumprimento das normas e respectivas atualizações de PLD/FT, sempre considerando o perfil de risco, a complexidade das operações e o modelo de negócio da OABPrev-SP, de modo a assegurar o gerenciamento dos riscos e seus níveis de exposição;
3. Coordenar ações disciplinares a Colaboradores, Parceiros, Terceiros e Prestadores de Serviços que venham a descumprir os procedimentos de PLD/FT; e
4. Analisar e recomendar à Diretoria a aprovação do relatório de avaliação interna de risco de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo para posterior apresentação aos Conselhos.

9.5.5. FUNÇÃO DE GESTÃO DE RISCOS E CONTROLES INTERNOS

A função de desenvolver ou adequar metodologia de avaliação de riscos e controles internos deve garantir a homogeneidade de conceitos nas avaliações de riscos, considerando o disposto na legislação. Para isso, deve:

1. Propor um plano de capacitação que vise desenvolver o conhecimento dos Colaboradores e demais interessados no entendimento do risco de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo, bem como práticas adequadas para prevenção;
2. Garantir o processo de avaliação interna de risco, com o objetivo de identificar e mensurar o risco de utilização de seus produtos, serviços e, quando aplicável, suas novas tecnologias, na prática de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo;
3. Garantir que seja realizada, quando necessário, a avaliação da conformidade e efetividade de seus controles internos, com as Políticas, regras e procedimentos de prevenção à lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo;
4. Garantir a elaboração do relatório de avaliação de risco, indicando as métricas e critérios considerados para mensuração dos riscos e definição dos controles necessários, nos moldes das avaliações de riscos originais e residuais adotados pela Entidade na elaboração da matriz de riscos corporativos;
5. Garantir a elaboração da Política, regras e procedimentos de PLD/FT;
6. Divulgar as normas e procedimentos relativos à prevenção aos crimes de lavagem de dinheiro e combate ao terrorismo;
7. Monitorar a aplicação dos treinamentos e controle dos participantes;
8. Garantir que seja feita a análise das situações suspeitas ou não conformes identificadas nos monitoramentos regulares ou em quaisquer outros trabalhos específicos que objetivem a prevenção aos crimes de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo, submetendo os relatórios para análise da Diretoria Executiva e do Diretor designado;
9. Garantir que exista o monitoramento da comunicação ao COAF dos casos considerados suspeitos após deliberação da Diretoria Executiva; e
10. Monitorar o encaminhamento, para a PREVIC, da declaração de não verificação de situações atípicas, quando não realizada qualquer identificação de casos que a legislação exige comunicação ao COAF, mediante ofício até o último dia do mês de janeiro subsequente ao ano findo.

9.5.6. RESPONSÁVEL PELO CADASTRO DOS PARTICIPANTES, DOS COLABORADORES E FORNECEDORES

As responsabilidades mencionadas na legislação em vigor orientam quem possui as funções de: 

1) Atendimento e relacionamento com Cliente – Conheça seu Cliente (“KYC”),

2) Relacionamento com Colaboradores – Conheça seu Funcionário (KYE), e

3) Gestão dos contratos e relacionamento com Fornecedores – Conheça seu Fornecedor (KYS).

Para este grupo, as responsabilidades são:

1. Validar o preenchimento das informações obrigatórias dos formulários e ficha cadastral;
2. Comunicar atitudes suspeitas, movimentação de recursos ou proposta de operação incompatível, ou qualquer outro procedimento normal nas operações, que venha a causar estranheza;
3. Cobrar eventuais pendências cadastrais para regularização dentro do prazo e promover a atualização cadastral; e
4. Implementar controles em conformidade com o nível de exposição a riscos identificado na avaliação específica de PLD/FT, de acordo com as boas práticas e orientação da área de controles internos.

9.5.7. TODOS OS CONSELHEIROS, DIRETORES E COLABORADORES

Compete aos membros do Conselho Deliberativo, do Conselho Fiscal, da Diretoria e de quaisquer órgãos com funções técnicas ou consultivas, criados por disposição estatutária ou regimental, e aos Colaboradores da OABPrev-SP:

1. Guardar sigilo sobre informações relevantes que tenham acesso privilegiado em razão do cargo ou posição que ocupam, em relação a Pessoas Exposta Politicamente – PEP;
2. Serem diligentes na comunicação de casos suspeitos para execução dos procedimentos recomendados nos normativos, processos e controles;
3. Zelar pelo cumprimento das normas externas de PLD/FT, desta Política e dos procedimentos que foram determinados para prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo; e
4. Acionar o Diretor Designado responsável por PLD/FT para consulta sobre situações que envolvam conflito com esta Política ou qualquer ocorrência descrita nela.

9.6. PROGRAMA DE PREVENÇÃO A ILÍCITOS

A OABPrev-SP deve desenvolver e implementar, na forma da lei e da regulamentação vigente, Políticas, procedimentos e controles internos, efetivos e consistentes com a natureza, complexidade e riscos das operações realizadas, que contemplem a identificação, avaliação, controle e monitoramento dos riscos relacionados à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, no que se refere aos produtos comercializados, negociações privadas, operações de compra e venda de ativos e demais práticas operacionais, conforme recomendado pela legislação.

Os procedimentos estão descritos em documentos específicos, e a definição dos controles necessários, que devem ser desenvolvidos, será resultado das análises das avaliações de riscos relacionados à lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo, nos mesmos moldes dos controles desenvolvidos para mitigação de riscos apontados na matriz de riscos global da OABPrev-SP. Seguem as recomendações específicas de caráter orientador:

9.6.1. CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS E PRESTADORES DE SERVIÇOS

As parcerias com prestadores de serviços ou as contratações com Fornecedores deverão ser precedidas por um processo de identificação dos Fornecedores, com processos de Due Diligence que visem à verificação da capacidade técnica e da idoneidade, princípios e valores que se alinhem com os da OABPrev-SP, transparência e demais critérios a serem definidos para cada contratação, adequados para cada caso e de acordo com a avaliação de risco

Entende-se que a obtenção de informações de mercado é legítima e necessária para coibir qualquer indício de cometimento dos crimes previstos na Lei. Entretanto, jamais poderá ser conseguida por meio de procedimentos ilegais ou ilegítimos, devendo servir somente para o fim a que se destina, não devendo ser utilizada para outros propósitos.

9.6.2. CONTRATAÇÃO DE COLABORADORES

A contratação de Colaboradores deve ser precedida de cuidados para que a relação seja duradoura e não haja desvios entre os princípios e valores da OABPrev-SP e os de seus Colaboradores. Uma relação de confiança e continuidade no relacionamento, com desenvolvimento profissional, contribui para a segurança das operações, dos produtos e dos processos.

O Código de Ética de OABPrev-SP contém os princípios e valores que orientam toda a Entidade, portanto, ele é um balizador importante na condução dos negócios. O processo de admissão incorpora a anuência dos Colaboradores ao código, sendo, ainda assim, importante ter clareza sobre o conteúdo do documento que pode orientar em relação à PLD/FT

Independentemente do cargo ou posição hierárquica dentro da empresa, é fundamental observar o comportamento individual dos Colaboradores para identificar possíveis ocorrências de atividades ilícitas no exercício de suas funções.

9.6.3. DESENVOLVIMENTO DE PRODUTOS

A OABPrev-SP, no desenvolvimento de um produto, deve atentar para os tópicos de PLD/FT, de tal forma que o produto não seja um indutor da utilização da Entidade como instrumento de lavagem de dinheiro. Deve ter um bom conhecimento e análise do mercado, capacitação em relação à viabilidade operacional e financeira, parcerias necessárias e adoção de postura diante da concorrência dentro do segmento em estudo, entre outros aspectos.

O envolvimento de uma equipe multidisciplinar pode ser relevante no desenvolvimento do produto, para avaliação dos benefícios produzidos e também para a visão dos efeitos que os riscos inerentes ao novo produto podem produzir na Entidade, inclusive o risco de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo.

Os processos, sistemas e tecnologias também precisam ser analisados sob o ponto de serem aliados relevantes no combate aos crimes de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo.

9.6.4. OPERAÇÕES COM ATIVOS

O perfil de aplicações dos recursos deve estar alinhado à Política de Investimentos aprovada pela Entidade, assim como os níveis de riscos aceitáveis de exposição também devem estar definidos.

Em caso de alterações mais relevantes na Política de Investimentos, a análise realizada pelo Comitê de Investimentos deve acrescida dos riscos relacionados com PL/FT.

9.6.5. AVALIAÇÃO DE RISCO

A OABPrev-SP providenciará a elaboração periódica da avaliação de risco de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo, juntamente com a Avaliação de Riscos e Controles Corporativos realizada pela Entidade, conforme o modelo utilizado, quando a Entidade adotou a abordagem da gestão baseada em riscos, que se adequa às premissas da supervisão baseada em riscos da PREVIC.

O resultado da avaliação dos riscos de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo, conforme documento específico, está dividido em dois tipos:

1) Risco de conformidade com os normativos externos e

2) Risco operacional da OABPrev-SP ser utilizada como instrumento de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo. Esta classificação compõe a estrutura normativa de categorias e tipos de risco.

O extrato da avaliação permite a visualização e priorização dos riscos mais altos e, como consequência, o melhor tratamento para o nível de exposição dos riscos de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo em relação a todos os riscos identificados na Entidade.

O detalhamento das diretrizes que fundamentam a abordagem baseada em risco está formalizado em documento interno que trata do assunto.

9.6.6 AVALIAÇÃO DOS CONTROLES

A OABPrev-SP acompanhará a aderência à Política, às instruções normativas e aos processos ou procedimentos adotados para a prevenção à lavagem de dinheiro, com a elaboração de relatório com periodicidade condizente com a legislação vigente.

9.6.7. PROGRAMA CONTÍNUO DE TREINAMENTO ESPECÍFICO

Promover um programa contínuo de cursos e treinamentos que abordem questões de prevenção e combate aos crimes de lavagem de dinheiro, financiamento do terrorismo e demais crimes previstos na lei 9.613, de modo a proporcionar o conhecimento necessário para o compromisso de impedir o ingresso e a circulação de recursos de origem ilícita nas atividades realizadas pela OABPrev-SP.

9.7. DIRETRIZES SOBRE PREVENÇÃO E COMBATE À LAVAGEM DE DINHEIRO E AO FINANCIAMENTO DO TERRORISMO

9.7.1. IDENTIFICAÇÃO DE OPERAÇÕES SUSPEITAS

Caberá a cada gestor incentivar e motivar seus Colaboradores a identificarem operações suspeitas que possam indicar a prática de lavagem de dinheiro. Essa deve ser uma preocupação de todos os integrantes da Entidade: Colaboradores e Prestadores de Serviço, independentemente de cargo ou salário.

9.7.2. IDENTIFICAÇÃO DE CLIENTES

É obrigação da OABPrev-SP cuidar dos dados cadastrais dos clientes, mantê-los atualizados e prezar pela facilidade e segurança de acesso, reduzindo a exposição aos ilícitos, de acordo com as instruções normativas vigentes, inclusive no que se refere à identificação de pessoas expostas politicamente (PEP).

9.7.3. IDENTIFICAÇÃO DE COLABORADORES

No processo de contratação de Colaboradores, o profissional deve ser informado sobre seus direitos, obrigações e conduta comportamental, com ênfase na importância e na necessidade de leitura do Código de Ética e Conduta, como também das Políticas e procedimentos da Entidade.

9.7.4. IDENTIFICAÇÃO DE FORNECEDORES E TERCEIROS

O relacionamento operacional com Fornecedores e Terceiros deve ocorrer somente após o levantamento e a análise documental apresentada pelos representantes das empresas.

9.7.5. IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES RELACIONADAS

Manter monitoramento das pessoas físicas ou jurídicas envolvidas em negociações com ativos financeiros, prestadores de serviços administrativos e de consultoria, que possam ter relação com entidades que configurem partes relacionadas à Entidade.

9.7.6. IDENTIFICAÇÃO DAS PESSOAS EXPOSTAS POLITICAMENTE

As pessoas expostas politicamente precisam de atenção especial em suas transações para que não haja configuração de ilícitos, como corrupção etc. Ainda que os clientes da OABPrev-SP tenham um compromisso prévio com as boas práticas de conduta, transparência das informações e sigilo, o monitoramento é essencial. A recomendação é manter identificação de qualquer oscilação dos níveis de riscos para que novos controles sejam implementados, quando necessário.

9.7.7. MONITORAMENTO GERAL

As operações de monitoramento deverão envolver pessoas físicas e jurídicas, colaboradores, clientes, prestadores de serviços, terceiros e outras partes relacionadas.

Todo o processo de monitoramento deverá ser revisado periodicamente por auditoria ou Terceiro isento, a fim de permitir a melhor avaliação, em consonância com a regulamentação em vigor.

9.7.8. MONITORAMENTO CONTÍNUO DAS OPERAÇÕES E DAS RELAÇÕES DE NEGÓCIOS

Deve ser feito monitoramento contínuo nos casos mencionados na legislação, como: operações que envolvam PEP entre os interlocutores, operações com características no negócio que facilitem a lavagem de dinheiro e operações com organizações sem fins lucrativos.

É necessário avaliar sempre os riscos de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo juntamente com os demais riscos, a fim de identificar sua relevância nos negócios da Entidade como um todo.

9.8. COMINICAÇÃO AO COAF

As comunicações sobre eventos suspeitos devem seguir os trâmites definidos nos respectivos processos. Demais assuntos relacionados à lavagem de dinheiro, corrupção, fraude, roubo ou conduta inadequada dos participantes da empresa devem ser registrados, de forma sigilosa e encaminhados aos responsáveis para cada assunto.

9.9. GUARDA DE DOCUMENTOS

Manter os documentos e informações disponíveis para Colaboradores, Terceiros e órgãos Fiscalizadores, como: Políticas, manuais, estudos, análises e relatórios desenvolvidos no contexto de Prevenção à Lavagem de Dinheiro, assim como documentos relacionados a “Conheça seu Cliente”, “Conheça seu Colaborador”, “Conheça seu Prestador de Serviços”, quando for o caso.